La retroalimentación (feedback) sobre el rendimiento (desarrollo) de un colaborador es una de las tareas más difíciles para los líderes, especialmente para los que se inician en la gestión de equipos y personas. El miedo a deteriorar la relación con el empleado o empleada puede hacer que muchos directivos eviten estas conversaciones, pero saben son esenciales para el desarrollo profesional y el buen funcionamiento de la organización.

Error 1: Esperar demasiado tiempo para tener la conversación

Evitar la conversación sobre el rendimiento perjudica tanto el empleado como el equipo. Los problemas no suelen mejorar con el tiempo; hay que abordarlos tan pronto como sea posible, preferiblemente justo después de que se produzca el problema. Dar un aviso previo al empleado sobre la conversación puede ayudarlo a prepararse y reducir la sorpresa.

Error 2: No prepararse bastante

La preparación es clave para una conversación productiva. El directivo tiene que conocer las responsabilidades del empleado, las expectativas y tener ejemplos concretos de situaciones donde no se han cumplido los objetivos. Centrarse en el trabajo y no en los disparos personales facilita una respuesta respetuosa y constructiva.

Error 3: No hacer las preguntas adecuadas La conversación tiene que ser bidireccional. Hay que descubrir qué motiva el bajo rendimiento del empleado mediante preguntas abiertas como por ejemplo “Como te sientes respecto a tu trabajo?” o “Como van las cosas a tu puesto de trabajo?”. Escuchar sin juzgar permite entender mejor la situación y adaptar los consejos a la realidad del empleado.

Error 4: Centrar el problema en la persona El directivo o la directiva tiene que actuar facilitando las cosas, no como parte contraria. Es mejor centrarse en las necesidades de la empresa y las capacidades del empleado, adoptando un enfoque objetivo. Esto reduce la presión emocional y evita que el empleado o empleada lo sienta como un ataque personal.

Error 5: No crear un plan de mejora La retroalimentación crítica tiene que ir acompañada de un plan de acción consensuado con el empleado. Documentar las áreas de mejora, establecer acciones concretas y definir hitos y fechas de seguimiento, permite mesurar el progreso y ajustar el plan si hace falta. El proceso puede requerir varias reuniones y revisiones.

En conclusión:

La manera como se hace el feedback es fundamental. Se puede dar retroalimentación difícil de manera humana y empática, pensando siempre en el desarrollo del empleado o empleada. Tal y como escribió el grande Stephen Covey “se puede ser amable y duro a la vez”. No todo el mundo aceptará fácilmente las críticas, pero el buen líder tiene que saber equilibrar la firmeza con la preocupación por el crecimiento de su equipo. El objetivo es que los miembros del equipo entiendan como su trabajo contribuye a los objetivos estratégicos de la organización.

Y si al final, todo ello no te sirve, aplica la Regla del + – + + (“más, menos, más, más”) que consiste al aportar un valor, fortaleza o aquello que hace bien la persona a comienzos del discurso, después a continuación, comunicarle aquello que se quiere que mejore y donde falla, y después al final, darle dos fortalezas, comportamientos positivos o virtudes más de la persona que la hacen ser valiosa, a pesar de aquello que hace falta que mejore. Esta fórmula no falla nunca! Pruébalo…