El objetivo de las reuniones de equipo es fomentar la comunicación. Tanto en la vía ascendente como en la descendente. Es clave fijar contenidos por lo que es muy importante que todos los integrantes del grupo que acuden a ellas transmitan los mensajes de forma clara.

Las reuniones son un valor necesario pero que hay que dosificar. El exceso de agenda de reuniones redunda en la pérdida de productividad y eficiencia del equipo. De hecho, se ha detectado que una de las consecuencias de la pandemia es que se está produciendo una reducción del volumen de reuniones en las organizaciones.

Desde el MIT Sloan se ha estudiado este movimiento y se ha detectado que hay un alto número de organizaciones que han introducido un mínimo de dos días sin reuniones a la semana. Los resultados muestran que ha mejorado la autonomía, la comunicación, el compromiso y la satisfacción.

Cómo mejorar la dinámica de la reunión

Sin embargo, las reuniones son necesarias y es fundamental lograr mantener centrado al grupo asegurando que todos tienen la oportunidad de participar.

Las reuniones tienen que tener una preparación:

1.- Si se van a utilizar medios técnicos hay que asegurarse antes de su buen funcionamiento.

2.- Se tiene que marcar objetivos. Para ello hay que preparar y distribuir con antelación el orden del día y distribuir los materiales que van a ser necesarios por mail para que todos dispongan de ellos antes.

3.- Tienen que participar solo las personas implicadas en los objetivos del encuentro.

4.- Convocar en un lugar sin ruidos ni distracciones que permita el diálogo y la escucha. Tampoco hay que estar pendientes del reloj o trasmitir incomodidad o urgencia.

5.- Comenzar a la hora fijada y velar porque el horario sea en horas laborales y no consuma más que tiempo asignado. De hecho es positivo marcar un tiempo máximo. Puede ayudar asignar un tiempo estimado para el debate de cada uno de los puntos.

6.- Seguir el orden del día y hacer ajustes si es preciso.

7.- Fomentar la participación y no acaparar la palabra ni dejar que nadie consuma más tiempo del razonable.

8.- Si se han asignado tareas hay que hacer seguimiento, comprobar progreso, asignar recursos si es necesario, etcétera

9.- Revisar las conclusiones al final del encuentro.