“No tengo tiempo para trabajar, estoy siempre en reuniones” es un comentario que puede que hayamos escuchado en más de una ocasión. Con la pandemia la reunión se trasladó a la videoconferencia y con el teletrabajo y el trabajo híbrido -combinación de días de trabajo presencial con días de teletrabajo- se ha mantenido la dinámica. La ‘fatiga por Zoom’ o el sentimiento de ‘odio a las reuniones’ son cada vez más notorios. Esto ha llevado a analizar si, efectivamente, son tan necesarias y algunas empresas como Facebook han declarado ‘días libres de reuniones’. Solo se pueden programar en unos días concretos dejando otros canales de comunicación -como las herramientas de gestión de proyectos- para comentar los temas pertinentes en cada proyecto.

Análisis empresarial

Despejar las reuniones de la agenda semanal ha sido objeto de estudio del MIT Sloan donde se analizó a 76 empresas, con más de 1.000 empleados cada una y que operan en más de 50 países. Todas ellas han introducido de uno a cinco días sin reuniones por semana durante los últimos 12 meses para estudiar el impacto de esta medida en la productividad, la colaboración y el compromiso.

A través de encuestas de pulso la conclusión es que todas las empresas que adoptaron la medida salieron beneficiadas a nivel de productividad. Casi la mitad de las empresas estudiadas redujeron las reuniones en un 40% introduciendo dos días sin reuniones a la semana. Un 35% de las compañías instituyó tres días sin reuniones y el 11% implementó cuatro. El 7% restante tomó una decisión aún más definitiva: eliminó las reuniones por completo.

Mejoras de los días sin reuniones

El impacto posterior de la introducción de días sin reuniones se midió y los resultados arrojaron que habían mejorado:

• La autonomía.
• La comunicación.
• El compromiso.
• La satisfacción.

Otra consecuencia es que hubo una disminución de la microgestión y el estrés. Con todo ello el resultado final es que hubo un aumento generalizado de la productividad. La investigación del MIT Sloan concluyó que un exceso de reuniones en la agenda provoca que los trabajadores no estén centrados durante sus horas más productivas y se interrumpe el hilo de pensamiento de las personas en el desempeño laboral.