Ya tenemos sobre la mesa el plan de negocio de la  agencia. Esa estrategia para llegar a nuevas cotas de futuro. El primer paso, siempre, es comunicarlo de una forma entendedora a toda la agencia. Hay que asegurarse de que todos entienden hacia dónde queremos ir y dónde queremos llegar porque si no es así no podrán vincular sus actividades diarias con una ejecución exitosa del plan estratégico.

Ese el siguiente paso: la ejecución. Tiene que haber un equipo encargado de gestionar, diseñar e integrar los diferentes procesos incluidos en la estrategia. Ese equipo será quien realice las reuniones de seguimiento y quien estará en condiciones de preparar la información correspondiente. Ha de estar integrado por la alta dirección y también por los responsables de los departamentos tanto administrativos, como de ventas, técnicos, etcétera.

Indicadores

Es importante que este grupo tenga indicadores que le permiten conocer la evolución de la estrategia. Algunos posibles son: ventas, crecimiento de los ingresos o porcentaje de fidelización y retención de clientes.

¿Cómo hacer las reuniones de seguimiento?

Es fundamental que  haya reuniones periódicas, por ejemplo, cada tres meses. El calendario debe decidirlo el equipo. Tienen que ser fijas y cada miembro debe aportar su informe sobre el periodo cubierto y las previsiones de cara a los siguientes meses.

Para estos encuentros la temática a tratar es solo una: el plan estratégico y su evolución. No deben incluirse otros puntos en el orden del día por urgentes que sean. Estas reuniones, además, tienen que tener una duración determinada.

Si se detectan problemas de implementación de la estrategia hay que determinar las causas y establecer acciones para corregirlos. Es muy importante asignar responsabilidades para alcanzar el desempeño planeado. No puede haber áreas que queden en ‘tierra de nadie’ y, siempre, se debe definir que se revisará en la próxima reunión de seguimiento.

En estos encuentros, además, aparecen elementos para obtener y documentar aprendizajes como nuevas tecnologías que aparecen en el sector, nuevos productos de la competencia, nuevos canales de comunicación interna y externa…, y cómo implementar las mejores prácticas para que la innovación sea constante.