L’objectiu de les reunions d’equips és fomentar la comunicació. Tant a la via ascendent com a la descendent. És clau fixar continguts per la qual cosa és molt important que tots els integrants del grup que hi acudeixen transmetin els missatges de forma clara.

Les reunions són un valor necessari però que cal dosificar. L´excés d´agenda de reunions redunda en la pèrdua de productivitat i eficiència de l´equip. De fet, s’ha detectat que una de les conseqüències de la pandèmia és que s’està produint una reducció del volum de reunions a les organitzacions.

Des del MIT Sloan s’ha estudiat aquest moviment i s’ha detectat que hi ha un gran nombre d’organitzacions que han introduït un mínim de dos dies sense reunions a la setmana. Els resultats mostren que han millorat l’autonomia, la comunicació, el compromís i la satisfacció.

Com millorar la dinàmica de la reunió

Tot i això, les reunions són necessàries i és fonamental aconseguir mantenir centrat el grup assegurant que tots tenen l’oportunitat de participar.

Les reunions han de tenir una preparació:

1.- Si es faran servir mitjans tècnics cal assegurar-se abans del seu bon funcionament.

2.- S’han de establir objectius. Per això cal preparar i distribuir amb antelació l’ordre del dia i distribuir els materials que seran necessaris per mail perquè tots en disposin abans.

3.- Han de participar només les persones implicades en els objectius de la trobada.

4.- Convocar en un lloc sense sorolls ni distraccions que permeti el diàleg i l’escolta. Tampoc no cal estar pendents del rellotge o transmetre incomoditat o urgència.

5.- Començar a l’hora fixada i vetllar perquè l’horari sigui en hores laborals i no consumeixi més que temps assignat. De fet, és positiu marcar un temps màxim. Podeu ajudar assignar un temps estimat per al debat de cadascun dels punts.

6.- Seguir l’ordre del dia i fer ajustaments si cal.

7.- Fomentar la participació i no acaparar la paraula ni deixar que ningú consumeixi més temps del raonable.

8.- Si s’han assignat tasques cal fer seguiment, comprovar progrés, assignar recursos si cal, etcètera

9.- Revisar les conclusions al final de la trobada.