La retroalimentació (feedback) sobre el rendiment (desenvolupament) d’un col·laborador és una de les tasques més difícils per als líders, especialment per als que s’inicien en la gestió d’equips i persones. La por a deteriorar la relació amb l’empleat o empleada pot fer que molts directius evitin aquestes converses, però saben són essencials per al desenvolupament professional i el bon funcionament de l’organització.

Error 1: Esperar massa temps per tenir la conversa

Evitar la conversa sobre el rendiment perjudica tant l’empleat com l’equip. Els problemes no solen millorar amb el temps; cal abordar-los tan aviat com sigui possible, preferiblement just després que es produeixi el problema. Donar un avís previ a l’empleat sobre la conversa pot ajudar-lo a preparar-se i reduir la sorpresa.

Error 2: No preparar-se prou

La preparació és clau per a una conversa productiva. El directiu ha de conèixer les responsabilitats de l’empleat, les expectatives i tenir exemples concrets de situacions on no s’han complert els objectius. Centrar-se en el treball i no en els trets personals facilita una resposta respectuosa i constructiva.

Error 3: No fer les preguntes adequades La conversa ha de ser bidireccional. Cal descobrir què motiva el baix rendiment de l’empleat mitjançant preguntes obertes com per exemple “Com et sents respecte a la teva feina?” o “Com van les coses al teu lloc de treball?”. Escoltar sense jutjar permet entendre millor la situació i adaptar els consells a la realitat de l’empleat.

Error 4: Centrar el problema en la persona El directiu o la directiva ha d’actuar facilitant les coses, no com a part contrària. És millor centrar-se en les necessitats de l’empresa i les capacitats de l’empleat, adoptant un enfocament objectiu. Això redueix la pressió emocional i evita que l’empleat o empleada ho senti com un atac personal.

Error 5: No crear un pla de millora La retroalimentació crítica ha d’anar acompanyada d’un pla d’acció consensuat amb l’empleat. Documentar les àrees de millora, establir accions concretes i definir fites i dates de seguiment, permet mesurar el progrés i ajustar el pla si cal. El procés pot requerir diverses reunions i revisions.

En conclusió:

La manera com es fa el feedback és fonamental. Es pot donar retroalimentació difícil de manera humana i empàtica, pensant sempre en el desenvolupament de l’empleat o empleada. Tal i com va escriure el gran Stephen Covey “es pot ser amable i dur a la vegada”. No tothom acceptarà fàcilment les crítiques, però el bon líder ha de saber equilibrar la fermesa amb la preocupació pel creixement del seu equip. L’objectiu és que els membres de l’equip entenguin com la seva feina contribueix als objectius estratègics de l’organització.

I si al final, tot plegat no et serveix, aplica la Regla del + – + + (“més, menys, més, més”) que consisteix en aportar un valor, fortalesa o allò que fa bé la persona al començament del discurs, després a continuació, comunicar-li allò que es vol que millori i on falla, i després al final, donar-li dues fortaleses, comportaments positius o virtuts més de la persona que la fan ser valuosa, malgrat allò que cal que millori. Aquesta fórmula no falla mai! Prova-ho…