“No tinc temps per treballar, estic sempre en reunions” és un comentari que potser hem escoltat més d’una vegada. Amb la pandèmia la reunió es va traslladar a la videoconferència i amb el teletreball i el treball híbrid –combinació de dies de treball presencial amb dies de teletreball– s’ha mantingut la dinàmica. La ‘fatiga per Zoom’ o el sentiment de ‘odi a les reunions’ són cada cop més notoris. Això ha portat a analitzar si, efectivament, són tan necessàries i algunes empreses com Facebook han declarat dies lliures de reunions. Només es poden programar en uns dies concrets deixant altres canals de comunicació -com les eines de gestió de projectes- per comentar els temes pertinents a cada projecte.

Anàlisi empresarial

Aclarir les reunions de l’agenda setmanal ha estat objecte d’estudi del MIT Sloan on es van analitzar 76 empreses, amb més de 1.000 empleats cadascuna i que operen a més de 50 països. Totes elles han introduït d’un a cinc dies sense reunions per setmana durant els darrers 12 mesos per estudiar l’impacte d’aquesta mesura en la productivitat, la col·laboració i el compromís.

A través d’enquestes de pols, la conclusió és que totes les empreses que van adoptar la mesura van sortir beneficiades a nivell de productivitat. Gairebé la meitat de les empreses estudiades van reduir les reunions un 40% introduint dos dies sense reunions a la setmana. Un 35% de les companyies va instituir tres dies sense reunions i l’11% en va implementar quatre. El 7% restant va prendre una decisió encara més definitiva: va eliminar les reunions del tot.

Millores dels dies sense reunions

L’impacte posterior de la introducció de dies sense reunions es va mesurar i els resultats van fer que havien millorat:

– L’autonomia.

– La comunicació.

– El compromís.

– La satisfacció.

Una altra conseqüència és que hi va haver una disminució de microgestió i estrès. Amb tot això, el resultat final és que hi va haver un augment generalitzat de la productivitat. La investigació del MIT Sloan va concloure que un excés de reunions a l’agenda provoca que els treballadors no estiguin centrats durant les hores més productives i s’interromp el fil de pensament de les persones en l’exercici laboral.